Wer schon einmal versucht hat, Reinigungsaufträge mit Excel-Listen, vergilbten Notizblöcken oder chaotischen WhatsApp-Nachrichten zu organisieren, weiß: Das funktioniert vielleicht für zwei Kunden – aber nicht für zehn, zwanzig oder hundert. Termine verschieben sich, Schlüssel gehen verloren, Rechnungen bleiben offen – und die Kundin, die du eigentlich heute hättest anrufen sollen? Tja, vergessen. Willkommen im echten Reinigungsalltag.
Dabei gibt es längst bessere Wege, um den Überblick zu behalten – und zwar digital, effizient und (fast) stressfrei. Was du brauchst, ist die best CRM software for managing cleaning clients – maßgeschneidert für die Herausforderungen in der Reinigungsbranche.
Warum überhaupt CRM für Reinigungsbetriebe?
CRM steht für Customer Relationship Management – also Kundenbeziehungsmanagement. Klingt erstmal nach Großkonzern, teuren Sales-Teams und Datenanalyse deluxe? Kann sein. Muss aber nicht.
Gerade für kleine und mittelgroße Reinigungsfirmen ist ein gutes CRM-System Gold wert. Denn:
- Du weißt jederzeit, wer wann gereinigt werden muss.
- Du siehst, wann ein Kunde das letzte Mal gebucht hat – und kannst aktiv nachhaken.
- Du kannst Angebote, Rechnungen und Zahlungen mit wenigen Klicks erstellen.
- Du behältst dein Team im Blick: Wer ist wo, wann und womit beschäftigt?
Und das Beste: Du machst einen professionellen Eindruck. Nicht nur außen – sondern auch in deiner Verwaltung.
Worauf sollte eine CRM-Software für Reinigungsfirmen spezialisiert sein?
Nicht jedes CRM ist für Reinigungsunternehmen geeignet. Du brauchst keine endlosen Vertriebspipelines oder komplexe Lead-Tracking-Systeme. Was du brauchst, ist Übersicht, Tempo und Klarheit.
Darauf solltest du achten:
- Kundenverwaltung mit Adressdaten, Schlüsselinfos, Sonderwünschen
- Auftragsplanung & Kalenderfunktionen für dein Team
- Automatische Erinnerungen für wiederkehrende Aufträge
- Rechnungsstellung & Zahlungserfassung
- Mobile Nutzung für unterwegs (Smartphone-App!)
- Einfache Bedienung – auch für weniger technikaffine Nutzer
Optional, aber hilfreich:
- GPS-Tracking für Mitarbeiter:innen
- Unterschriftenerfassung vor Ort
- Foto-Dokumentation von Aufträgen
Die besten CRM-Tools für die Reinigungsbranche – 4 Empfehlungen
1. ZenMaid
ZenMaid wurde speziell für Reinigungsdienste entwickelt. Alles ist darauf ausgelegt, dass du weniger Zeit am Schreibtisch und mehr Zeit bei deinen Kund:innen verbringst.
Vorteile:
- Automatisierte Terminplanung
- Kundenhistorie mit Notizen und Sonderwünschen
- Erinnerungs-E-Mails und SMS an Kunden
- Integrierte Rechnungsstellung
Nachteile:
- Noch kein deutscher Support
- Etwas „amerikanischer“ Look
Perfekt für: Klein- bis mittelgroße Teams, die wachsen wollen – und dabei nicht im Papierkram untergehen möchten.
2. Jobber
Jobber ist nicht nur für Reinigung, sondern für viele mobile Dienstleister gedacht – und das merkt man. Trotzdem passt es hervorragend zu Reinigungsunternehmen.
Vorteile:
- Übersichtliche Kalenderansicht
- Mobile App mit GPS und Zeiterfassung
- Kundenkommunikation direkt aus der Plattform
- Online-Zahlung via Stripe oder PayPal möglich
Nachteile:
- In der Basisversion eingeschränkt
- Mehr Funktionen als nötig? Kommt drauf an.
Besonders stark: Wenn du auch größere Objekte betreust und mehrere Mitarbeiter koordinieren musst.
3. Clean Smarts
Der Name ist Programm. Clean Smarts richtet sich klar an Reinigungsfirmen – mit Fokus auf Objektplanung und Mitarbeitermanagement.
Highlights:
- Raum-für-Raum-Dokumentation
- Mitarbeitereinsatzplanung
- Push-Benachrichtigungen bei Änderungen
- Zeiterfassung mit QR-Code am Objekt
Gut geeignet für: Unternehmen mit vielen gewerblichen Aufträgen, z. B. Büroreinigung.
4. Teamleader (aus Belgien)
Wem Datenschutz wichtig ist und wer eine All-in-One-Lösung „Made in Europe“ sucht, sollte Teamleader testen. Kein klassisches Reinigungs-CRM, aber sehr anpassbar.
Pro:
- Deutsche Oberfläche
- Angebote, Rechnungen und Projektplanung
- Automatisierungen via Workflows
- Integration mit Buchhaltungssoftware (z. B. Lexoffice)
Contra:
- Braucht etwas Einarbeitungszeit
- Eher für strukturierte Büros als für chaotische Kleinbetriebe
Was kostet ein gutes CRM für Reinigung?
Die Preise variieren, aber du kannst mit 20–60 € im Monat rechnen – je nach Anbieter und Funktionen. Klingt nach viel? Dann rechne mal:
Wenn du durch automatisierte Terminerinnerungen nur einen einzigen vergessenen Auftrag im Monat rettest, hast du die Kosten fast wieder drin. Ganz zu schweigen von der Zeitersparnis bei Rechnungserstellung, Kundendatenpflege und Einsatzplanung.
Fazit: Digitale Ordnung ist die halbe Miete
Ein Reinigungsunternehmen lebt von Vertrauen, Zuverlässigkeit – und guter Organisation. Egal, ob du alleine arbeitest oder ein ganzes Team koordinierst: Ohne System kommst du schnell ins Schleudern. Und genau hier hilft dir die best CRM software for managing cleaning clients – angepasst auf deinen Alltag, deine Herausforderungen, deinen Stil.
Probier’s aus. Viele Anbieter bieten kostenlose Testphasen an. Und wer weiß – vielleicht fragst du dich bald, wie du jemals ohne arbeiten konntest.
